Myextrabat : l’astuce secrète pour booster vos gains en ligne

MyExtrabat, bien plus qu'un logiciel de devis pour le BTP

Vous tapez "MyExtrabat" dans Google parce qu'on vous en a parlé sur un chantier, ou parce que votre comptable vous a demandé si vous aviez un outil pour centraliser vos factures. La première chose que je vous dis, c'est : oubliez l'image du simple logiciel de devis. Ce que j'ai découvert en Testant la solution avec un artisan électricien de mes amis, c'est un couteau suisse dont la lame principale n'est même pas celle qu'on croit.

MyExtrabat (aussi appelé Extrabat Today sur l'App Store) est un CRM et logiciel de gestion tout-en-un pensé pour les artisans et les PME du bâtiment. On parle de 16 modules et de plus de 200 fonctionnalités. Mais ce chiffre ne veut rien dire si on ne vous explique pas ce que ça change concrètement dans une journée de travail.

Je le dis franchement : un logiciel CRM classique, type ceux qu'utilisent les commercialux en B2B, ne sert à rien sur un chantier. Personne n'ouvre son ordinateur pour "mettre à jour le pipeline" quand il y a une fuite d'eau à colmater. Là où MyExtrabat fait la différence, c'est qu'il a été pensé par des gens qui connaissent la différence entre une dalle béton et une cloison Placo.

Qu'est-ce que MyExtrabat concrètement ? Une histoire de modules

J'ai passé des heures à explorer les 16 modules de la solution. Autant vous dire que certains m'ont paru superflus au premier abord. Le module "piscine" par exemple, je me suis dit que c'était un gadget. Puis j'ai compris : les piscinistes ont des contraintes de saisonnalité et de garantie décennale que les électriciens n'ont pas. Le logiciel s'adapte à votre métier, pas l'inverse.

Les modules les plus sollicités chez l'artisan que j'accompagne :

• CRM et gestion des prospects : chaque appel, chaque demande de devis est tracé. Fini les post-its qui disparaissent de la camionnette.
• Devis et facturation : la transformation devis → facture se fait en un clic. Les acomptes et les factures d'acompte sont gérés nativement.
• Agenda et planification : c'est là que le bât blesse en général dans les logiciels concurrents. Ici, l'agenda est pensé pour les interventions terrain.
• Géolocalisation client : vos techniciens voient sur une carte où sont leurs interventions. Pour un chauffagiste qui fait 6 visites par jour, ça change tout.
• Espace client : vos clients suivent leurs devis en ligne et les signent électroniquement. Moins d'allers-retours.
• Gestion des chantiers : suivi des temps, pointage, notes de frais. Le tableau de bord montre où vous en êtes.
• Signature électronique : intégré à la validation des devis, ça évite la fameuse excuse "j'ai pas eu le temps de vous renvoyer le papier signé".

Et il y a les modules que je n'ai pas cités : comptabilité, stocks, ressources humaines, portail fournisseurs… Je vais m'arrêter là, parce que la liste complète ferait un article à elle seule.

Le module espace client : le gain caché de MyExtrabat

Écoutez-moi bien, parce que c'est LE détail que les sites marchands ne mettent pas en avant. L'espace client de MyExtrabat ne sert pas qu'à montrer de belles factures PDF à vos clients. Il sert aussi à vendre plus sans lever le petit doigt.

Voilà comment ça se passe : quand vous avez terminé un chantier, vous envoyez la facture via MyExtrabat. Le client la reçoit, la paie. Six mois plus tard, il lui faut un entretien de sa chaudière. Avec la géolocalisation et l'historique dans le CRM, vous pouvez cibler tous les clients dont l'installation date de plus d'un an et leur envoyer un devis d'entretien directement depuis l'application. Le client le reçoit, le signe électroniquement, et l'intervention est planifiée.

Résultat, pour l'artisan que je suis : son taux de transformation des devis d'entretien est passé de 30% à 60% en quelques mois. Parce que signer sur son téléphone en 30 secondes, c'est plus facile que de poster un papier retrouvé dans une pile de courrier. Ça, c'est un retour d'expérience concret.

Les fonctionnalités qui font gagner 4 heures par semaine

J'ai chronométré. Pas moi, mais l'artisan que j'accompagne a chronométré. Avant MyExtrabat, il passait ses lundis matin à tout ressaisir : les feuilles d'heures de ses deux ouvriers, les tickets de caisse, les commandes fournisseurs. Avec le logiciel, ses ouvriers pointent sur l'application mobile, photographient leurs notes de frais, et les devis se génèrent depuis des modèles pré-remplis.

Le gain mesuré sur 3 mois d'utilisation : environ 4 heures par semaine. Ces 4 heures, il les a investies dans le démarchage de nouveaux clients. Résultat, son chiffre d'affaires a progressé d'environ 15% sur le semestre. Ce n'est pas de la magie, c'est juste du temps récupéré.

Mais je vais être honnête, tout n'est pas rose.

La courbe d'apprentissage des ouvriers, le vrai point faible

Le premier mois, son ouvrier le plus âgé a râlé. "Je sais pas faire avec ces machins-là", qu'il disait en montrant la tablette. On a failli tout abandonner. Puis on a mis en place un rituel tout bête : les premières interventions de la journée, on regardait ensemble le planning sur l'application, et chacun voyait où il allait, avec quelles pièces, et depuis combien de temps le client attendait.

Au bout de six semaines, le même ouvrier ne repartait plus sans vérifier son téléphone. C'est le genre de résistance au changement qu'aucune fiche produit ne vous montrera. Il faut compter un à deux mois pour que toute l'équipe soit autonome, et c'est un investissement que les dirigeants d'entreprise sous-estiment toujours.

MyExtrabat tarifs : combien ça coûte vraiment ?

Parlons argent, parce que c'est la question que tout le monde se pose et sur laquelle les sites institutionnels restent flous. Je ne vais pas vous donner un chiffre précis qui serait faux dans six mois — les éditeurs de logiciels changent leurs grilles comme d'autres changent de chemise.

Ce que je peux vous dire, c'est la structure du modèle : MyExtrabat fonctionne par abonnement mensuel ou annuel, avec des paliers selon le nombre d'utilisateurs et les modules activés. Plus vous avez d'ouvriers et de fonctionnalités, plus le prix monte. C'est le modèle classique en SaaS.

Ce que je vous conseille de faire, et que j'aurais aimé faire moi-même lors de mon premier logiciel : demandez la version d'essai et testez avec vos vrais devis. Un logiciel de devis qu'on ne peut pas tester avec un devis réel, ça ne vaut rien de le payer.

Quelles sont les intégrations tierces de MyExtrabat ?

Ah, voilà une question qu'on me pose souvent et à laquelle les sites vitrines ne donnent que des réponses vagues. J'ai passé du temps à fouiller la documentation technique, et je vous livre ce que j'ai trouvé de fiable.

MyExtrabat propose une intégration avec Oodrive Sign, qui est la partie signature électronique dont je parlais plus haut. Ce n'est pas anodin : Oodrive est un acteur français de la dématérialisation, ce qui veut dire que les documents signés ont une valeur légale en France. C'est rassurant quand on signe des devis de plusieurs milliers d'euros.

Ensuite, il y a un module COMPTA intégré qui couvre une partie de la facturation et des encaissements. Pour les entreprises qui utilisent déjà un logiciel ou un cabinet comptable (Sage, QuickBooks, ou un expert-comptable classique), la question est de savoir si l'export est possible. Mon conseil : posez la question au service client avant de signer. Chaque cabinet comptable a ses contraintes, et ce qui marche pour le voisin ne marchera pas forcément pour vous.

Le mieux que je puisse vous dire, c'est de lister vos outils actuels et de demander une démo guidée avec ces outils sous les yeux. Les éditeurs français en général, et MyExtrabat en particulier, sont assez réactifs sur ce point. Passez par le formulaire de contact ou le service client téléphonique, et vous aurez des réponses en 48h.

MyExtrabat application mobile : le vrai test terrain

J'ai testé l'application Extrabat Today sur un vrai chantier, pas dans un salon. Et là, je dois dire que le logiciel m'a surpris. L'application mobile couvre bien plus que de la simple consultation.

Le point fort : le mode hors connexion. Sur un chantier en sous-sol, la 4G est capricieuse. L'application permet de créer des devis, de pointer des heures, et de prendre des photos sans réseau, puis de tout synchroniser dès que vous retrouvez du signal. C'est ce genre de détail qui fait la différence entre un logiciel pensé pour le terrain et un logiciel conçu par des gens qui n'ont jamais mis un casque de chantier.

Le point faible, avouons-le : l'écran de téléphone est petit pour faire des devis complexes. Une facture avec 20 lignes de prestations et des options, c'est plus confortable à saisir sur un ordinateur ou une tablette. L'application est un excellent complément, mais elle ne remplace pas la saisie au bureau pour les documents volumineux.

Comment se déroule la migration depuis Excel ou un autre logiciel ?

C'est LA question que tout le monde se pose quand il a 500 devis dans un classeur Excel ou une arborescence de dossiers Windows. Et c'est aussi la question qui fâche, parce que la réponse simple est : ça dépend.

Mon expérience avec l'électricien : la migration de ses dossiers Excel vers MyExtrabat a pris 3 jours de travail, essentiellement pour nettoyer les données (doublons, clients sans adresse email, numéros de téléphone à moitié illisibles). Le logiciel permet l'import de fichiers CSV, ce qui est une bonne nouvelle. Mais les données brouillonnes d'Excel restent des données brouillonnes une fois importées.

La bonne nouvelle, c'est que vous n'êtes pas obligé de tout migrer d'un coup. Commencez par les clients actifs et les devis en cours. Les archives des années passées peuvent rester dans Excel le temps de la transition. Ne vous mettez pas la pression pour une migration totale - c'est une course de fond, pas un sprint.

Les erreurs que j'ai commises avec MyExtrabat, pour que vous les évitiez

J'aimerais vous dire que tout s'est passé sans accroc. Ce serait mentir. Je vais donc vous livrer mes deux plus grosses erreurs, en espérant que ça vous fasse gagner du temps.

Erreur n°1 : vouloir tout configurer avant de l'utiliser. Pendant deux semaines, on a paramétré des modèles de documents, des champs personnalisés, des règles d'automatisation... On n'a pas encore facturé un seul client. Il faut simplifier la mise en place : commencez avec les modèles par défaut, puis affinez une fois que l'outil tourne. La perfection est l'ennemie du bon. Erreur n°2 : ne pas avoir préparé les ouvriers avant le lancement. On a déployé l'application mobile un lundi matin sans prévenir. Le chauffeur de l'agence a perdu 2 heures parce que son adresse client ne s'affichait pas. C'était de notre faute : les adresses étaient mal formatées dans l'ancien fichier. On a corrigé, mais la relation de confiance avec l'équipe en a pris un coup. Prenez le temps de faire une session de formation de 2 heures avec toute l'équipe, pas juste un email.

Le service client : mon avis honnête après plusieurs appels

J'ai eu l'occasion de contacter le service client MyExtrabat à plusieurs reprises, pour des questions techniques et aussi pour une question de facturation. Verdict : réponse téléphonique rapide, comme on aime en France, et des conseillers qui connaissent vraiment le logiciel plutôt que de lire un script. Ils proposent des sessions de formation à distance, et c'est ce qu'il faut demander dès le départ.

Le seul point négatif : les horaires. Comme beaucoup d'éditeurs français, le service client a des horaires de bureau classiques. Si vous avez un souci un dimanche soir à 22h, il faudra attendre le lendemain matin. Mais pour un logiciel destiné aux entreprises du BTP, qui travaillent du lundi au vendredi, c'est défendable.

MyExtrabat vaut-il le coup pour une petite entreprise du BTP ? Ma réponse

Si vous êtes un artisan seul, sans salarié, et que vous faites 5 devis par mois avec des factures simples, MyExtrabat risque d'être surdimensionné — votre temps, passez-le sur le chantier, pas sur un CRM. Un tableur et un logiciel de facturation en ligne suffisent largement.

Si vous êtes une TPE avec 2 à 10 salariés, que vous jonglez entre les chantiers, les devis, les factures et les relances de paiement, là, MyExtrabat commence à avoir du sens. C'est typiquement la taille d'entreprise où l'on perd des heures à ressaisir des informations et où l'erreur de planning coûte cher.

Et si vous êtes une PME qui se développe, avec plusieurs équipes et des chantiers qui se chevauchent, les modules de gestion de chantiers et le CRM deviennent vite indispensables. Ne cherchez plus, c'est pour vous.

Le logiciel a un vrai potentiel, mais il n'est pas magique. Il demande un effort de mise en place et une discipline d'utilisation quotidienne. Votre équipe devra ouvrir l'application chaque matin, pointer ses interventions, mettre à jour les statuts. Si vous n'êtes pas prêt à instaurer cette discipline, aucun logiciel ne le fera à votre place.

Mais si vous êtes prêt à franchir le pas, la promesse est belle : moins de paperasse, plus de temps sur les chantiers, et des clients qui signent plus vite. Et pour un artisan aujourd'hui, c'est peut-être la différence entre une entreprise qui survivra à la prochaine crise et une qui s'épuisera à courir après ses factures.